Erinevad tööaja arvestuse võimalused raamatupidaja vaatenurgast

Töötamine on osa meie kõigi argielust. See ei too ainult leiba lauale, vaid pakub meile võimalusi rakendada ja arendada oma teadmisi, oskusi ja andeid. Ent maailm meie ümber on pidevas muutumises ja muutunud on ka töösuhted- ja vormid nii ajas kui ruumis. Ajalises vaates on endiselt kasutusel fikseeritud töötasuga klassikaline täistööaeg, kuid lisandunud on projektipõhised töösuhted ja tööampsud. Rääkimata kaugtööst, mis on viimase aasta jooksul üle maailma teravalt esile kerkinud. Kõigi nende erinevate töövormide puhul tuleb raamatupidajal tagada seadustele vastav palgaarvestus.

Ettevõtlusega seotud inimesed oskavad pikemalt mõtlemata nimetada paari-kolme majandustarkvara, ent paljud ei tea, et valdav osa palgaarvestuse programmidest/moodulitest ei toeta erinevate töötamise võimaluste korral töötasu arvestamisel raamatupidaja tööd. Eriti graafikupõhise töökorralduse ehk summeeritud tööaja arvestuse puhul. Sel juhul peab tarkvaras sisalduma personali moodul, mille abil nimetatud arvestust pidada. Sageli kasutatakse ettevõtetes selle asemel abivahendina Excelit, mis teeb arvestuse pidamise oluliselt aeganõudvamaks.

Millele tuleb siis palgaarvestuse koostamisel tugineda? Seadustele vastav palgaarvestus lähtub töösuhteid reguleerivatest õigusaktidest – Töölepingu seadus (TLS), Võlaõigusseadus (VÕS) ja Tsiviilseadustiku üldosa seadus (TsÜS). Lisaks tuleb palgaarvestuse vaates arvestada Täiskasvanute koolituse seadusest (TäKS). Nimetatud õigusaktid moodustavad palgaarvestuse pidamise raamistiku. Loomulikult võib tööandja pakkuda töötajale paremaid tingimusi, kui õigusaktidega määratud. Kuid töötajale kui nõrgemale poolele õigusaktides määratust kehvemate tingimuste puhul võivad tööandjale rakenduda seadusest tulenevad sanktsioonid.

Alustame algusest. Läbi aastakümnete kehtinud klassikaline kuupalgaline töö esmaspäevast reedeni 8.00-17.00 lähtub TLS eeldusest, et töötaja töötab 40 tundi seitsme päevase ajavahemiku jooksul (täistööaeg), kui tööandja ja töötaja ei ole kokku leppinud lühemas tööajas (osaline tööaeg). Samuti on TLS alusel eelduseks, et töötaja töötab 8 tundi päevas. Antud juhul on tegemist nn kuupalgalise töökohaga, kus töötaja saab hoolimata kalendripäevade arvust kuus (veebruaris 28 kalendripäeva, aga näiteks jaanuaris 31 kalendripäeva) alati ühesuuruse töötasu. Tingimusel, et töötaja ei ole olnud puhkusel, sh õppepuhkusel või haigestunud. Ületundide korral hüvitatakse need vastavalt kokkuleppele kas samas suurusjärgus puhkuse või 1,5 – kordse tasustamisega.

Toitlustus- ja kaubandusvaldkonnas on valdavalt kasutusel graafikupõhine töötamine, milles lähtutakse summeeritud arvestusest. Nimetatud tööaja arvestuse rakendamise korral on kõige olulisemaks kokkulepe töötaja ja tööandja vahel. Ühepoolselt ei ole tööandjal seaduslikku õigust seda kehtestada. Kõigi osapoolte vahelise selguse huvides on mõistlik kõik kokkulepped kirjalikult fikseerida, seda kas töölepingus või töökorralduse reeglites.

Peamine erinevus kuupalgaliste ja graafiku alusel summeeritud arvestusega töötamise vahel seisneb tööaja jaotuses arvestusperioodi jooksul. Summeeritud tööaja puhul pole jaotus ühtlane. Lihtsustatult tähendab see, et töötaja võib teha ühes kuus rohkem töötunde kui teises. Arvestusperiood on fikseeritud töölepingus või töökorralduse reeglites. Sageli on perioodiks 3 – 4 kuud.

Kui klassikalise, esmaspäevast – reedeni töötamise korral on nädalavahetused ja riigipühad puhkepäevad, siis summeeritud tööaja puhul võivad graafikujärgsed tööpäevad langeda riigipühadele või nädalavahetusele. Graafikujärgse töötamise korral peab tööandja töötajale esitama uue perioodi graafiku piisava ajavaruga. Töövaidluskomisjoni vaidluse käigus on sündinud otsus, mille kohaselt on piisavaks ajavaruks minimaalselt viis tööpäeva enne uut perioodi. Hea tava kohaselt arvestab tööandja graafikut koostades töövõtjate soovidega. Graafikut koostades ei tohi tööandja unustada igapäevast ja iganädalast puhkeaega.

Aeg-ajalt tuleb lepingulistes suhetes ette eriarvamusi ja vaidlusi. Töölepingute puhul on üheks sagedasemaks põhjuseks asjaolu, mil tööandja on arvestusperioodi jooksul töötaja haigusel või puhkusel oldud tunnid jätnud koguarvestusest proportsionaalselt vähendamata. Toome näite.

Ettevõttel on kehtestatud 3-kuuline arvestusperiood ja ühe vahetuse pikkuseks kümme töötundi. 2021. aasta I kvartalis on 493 normtundi. Töötaja viibib veebruaris kümne kalendripäeva pikkusel puhkusel. Tavaolukorras oleks töötaja neist kaheksal päeval pidanud tööl viibima. Kuna töötaja viibis eelpool mainitud puhkusel, on tema 2021. aasta I kvartali normtunnid 493-80= 413 töötundi.

See tähendab, et puhkusel või haiguslehel olnud töötaja ei pea töölt eemal oldud aega allesjäänud arvestusperioodi jooksul järgi tegema.

Summeeritud arvestust rakendades ei tohi unustada mõistet “alatunnid”. Enamasti on alatunnid tingitud tööandjast kui neil pole töövõtjale piisavalt tööd pakkuda. Sel juhul on tööandja kohustatud töötajale tasuma samas ulatuses töötasu, mis kehtib normtundide korral. Ületundide puhul lähtutakse TLS-ist olenemata tööaja arvestuse põhimõttest.

Lühikese ülevaate lõpuks anname teenust osutavate raamatupidajatena – kes ärikliendi töötajatega kokkupuudet ei oma – kolm soovitust: 

  • tööandja ja töötaja vahelised kokkulepped oleksid sõlmitud kirjalikult taasesitatavas vormis; 
  • kokkulepete muutustest teavitataks raamatupidajat; 
  • graafiku alusel (summeeritud arvestuse korral) jõuaks info töötundidest sh ala- ja ületundidest raamatupidajani õigeaegselt.

Lõpetuseks. Oluline on erinevaid tööaja arvestuse põhimõtteid omavahel mitte segi ajada. Summeeritud tööaja korral on valdavalt aluseks tunnipalk ja kuupalgalise töökoha puhul on arvestuse aluseks töölepingus kokkulepitud fikseeritud tasu.

Autorid: Raili Ilves, Tiiu Tõllimäe, Riina Adamson.

Kaasautorid: Ele Uusen, Gaidy Aasma