Vastavalt töölepingu seadusele peab töölepingus olema märgitud töö tegemise koht. Töötaja ja tööandja võivad leppida kokku töötaja töökohustuste täitmises ka väljaspool kontorit, sh töötaja elukohas. Selline kokkulepe võib sisalduda töölepingus või olla vormistatud eraldi dokumendina. Kui töötaja täidab oma töökohustusi kodukontoris, võib see tuua kaasa täiendavaid kulusid, näiteks töövahendite soetamisel või suurenenud kommunaalkulud. Kuna töötaja töötasu ei tohiks väheneda kodus töötamise tulemusel tekkinud täiendavate kulutuste tõttu, võivad tööandja ja töötaja kokku leppida lisandunud kulude hüvitamises. Oluline on kulu seos tööandja äritegevusega ning nõuetekohane dokumenteerimine, vastasel juhul võib rakenduda maksukohustus.

Töövahendid nagu kuvar, töölaud, töötool, töökoha valgustus ning muud tööga otseselt seotud kontoritarbed on vajalikud igapäevaste tööülesannete täitmiseks. Töötaja varustamine töövahenditega on tööandja kohustus ning üldjuhul ei tekita sellised kulutused maksukohustust. Töötaja kaugtöö korraldamisel on tööandjal mitu võimalust:

·         transportida tööülesannete täitmise ajaks töötaja olemasolevad töövahendid töötaja kodukontorisse;

·         soetada tööülesannete täitmise ajaks töötajale uued töövahendid;

·         hüvitada töötajale töövahendite kulu, kui kokkuleppel tööandjaga ostab töötaja vajalikud töövahendid ise;

·         hüvitada töötajale töövahendite kulu, kui töötaja kasutab tööülesannete täimiseks isiklikke töövahendeid (aluseks on töövahendi turuhind).

Uute töövahendite soetamine võib olla asjakohane juhul kui vastavalt kokkuleppele kasutab töötaja nii ettevõtte kontorit kui ka kodukontorit. Kuid oluline on meeles pidada, et töövahend ei saa olla täies ulatuses ettevõtlusega seotud juhul kui seda kasutatakse ka eratarbeks. Sellisel juhul tuleb leida ettevõtlusega seotuse/mitteseotuse proportsioon ning maksuvabalt saab hüvitada vaid ettevõtlusega seotud osa. Proportsiooni aluseks tuleb võtta tegelikku kasutust. Proportsiooni leidmise metoodika tuleb vormistada kirjalikult ning koos kuludokumentidega raamatupidamises säilitada. Kui proportsiooni leidmine on keeruline, on aktsepteeritav kasutada proportsiooniks 50/50 (50% on ettevõtluseks ja 50% on isiklik kasutus). Samas tuleb meeles pidada, et 50/50 proportsiooni ei saa kasutada olukorras, kui see on ebaloogiline.

Sisustuselementide soetamisel või hüvitamisel, näiteks pehme mööbel, kardinad, tapeedid, tekstiil jms., tuleb leida proportsioon, kui neil on esteetiline väärtus ka ülejäänud kodu jaoks. Näiteks kui töökohana kasutatakse ühte nurka elutoast ning soovitakse osta näiteks kardinad või vaiba, on sellised kulutused maksuvabad vaid ettevõtlusega seotud osa piires.

Pikaajalise kaugtöö puhul on lubatud hüvitada töötajale tööga seotud kommunaalkulud nagu elekter, vesi, küte, sideteenusted. Proportsiooni leidmiseks on sobilik kasutada pindala suhet või ajalist määratlust (kui suures ulatuses toimub ettevõtlusega tegelemine ja kuivõrd isiklik) juhul kui pindala suhe ei ole rakendatav. Pindala suhet võib kasutada juhul kui töökohaks on konkreetne ruum või osa korterist või majast. Ettevõtlusega seotud kulutuste eristamiseks töötaja isiklikest kulutustest peavad tööandja ja töötaja sõlmima kahepoolse kirjaliku kokkuleppe. Kirjaliku kokkuleppes tuleb märkida, millised kulud ja millises summas hüvitatakse. Kokkuleppe aluseks saavad olla vastavad arvutused, millega määratakse kindlaks ettevõtlusega seotud kulude proportsioon kogu kulutustes.

Proportsiooni leidmist peab ettevõte vajadusel suutma maksuhaldurile põhjendada. Kui tööandja kannab kogukulu, siis eratarbimise osa tuleb maksustada erisoodustusena. Erisoodustus on oma olemuselt töötaja tulu ning tööandja deklareerib ja tasub erisoodustuselt tulu- ja sotsiaalmaksu. Kui töösuhte lõppemisel jäävad varaobjektid töötajale, deklareeritakse erisodustusena nende varaobjektide turuhind.

Kommunaalkulude arvel toodud kulud liikide kaupa üle vaadata ja hinnata, mis kulud ja millises ulatuses on seotud töö tegemisega. Korteriühistu remondilaenu summat ei ole võimalik töötajale maksuvabalt hüvitada. Internetikulusid on võimalik maksuvabalt hüvitada ainult tööks kasutamise osas. Kui aga töö spetsiifika eeldab, et tööandja vajadustest lähtuvalt peab töötaja tegema lisakulu (näiteks enam levinud koduse interneti paketi asemel on vajalik kasutada kiiremaid ja suuremaid andmemahte võimaldavat kallimat paketti) ei ole paketi täismaksumuse hüvitamine töötajale käsitletav erisoodustusena. Lisaks, kui kodukontoris töötav isik kasutab töökohana teatud tuba korterist või majast, saab töötaja tööandjale tuba turutingimustel välja rentida. Tööandjal tekib rendi maksmisel tulumaksu kinnipidamise kohustus. Lisaks tuleb arvestada sellega, et kui kokkulepitud rendihind on erinev turuhinnast, on vahe maksustatav erisoodustusena.

Maksukohustus ei saa tekkida ainsal põhjusel, et kulutus tundub olevat liiga kallis või luksuslik. Oluline on, et kulu seos ettevõtlusega on põhjendatud. Iga tööandja on pädev ise otsustama, kuidas oma tööd korraldada ja milliseid kulutusi teha. Maksustamisele kuuluvad need kulud, mis ei ole seonduvad tööandja äritegevusega.

Näiteks tööandja soetab töötajale keskmisest kallima ergonoomilise töötooli. Kuna töötool on tööülesannete täitmiseks vajalik töövahend, on tegemist ettevõtlusega seotud kuluga vaatamata keskmisest kõrgemale hinnale. Kui aga töösuhte lõppemisel kingib tööandja töötooli töötajale, tekib tööandjal töötooli turuhinnalt tulu- ja sotsiaalmaksu kohustus, va juhul kui töötaja hüvitab töövahendi maksumuse.

Hüvitatavad kulud peavad olema põhjendatud ja dokumentaalselt tõendatud. Käibemaksukohustuslasest tööandja peab lisaks arvestama, et sisendkäibemaksu saab ettevõtlusega seotud kuludelt tagasi küsida siis, kui kuludokument on vormistatud tööandja nimele. Kui töötaja teeb kulutused ise ning tööandja hüvitab töötajale tekkinud kulud, ei saa kuludokumentidel olevat käibemaksu tagasi küsida. Kui tehtud kulutus on käsitletav erisoodustusena, puudub sisendkäibemaksu mahaarvamise õigus ning tulu- ja sotsiaalmaksu deklareerimine toimub käibemaksuga summalt.

Näiteks käibemaksukohustuslasest tööandja on soetanud töötaja kodukontorisse töövahendi kogumaksumusega 120 eurot, mida töötaja kasutab osaliselt eratarbeks. Ettevõtlusega seotuse/mitteseotuse proportsiooniks määrati 50/50. Algdokument vastab käibemaksu- ja raamatupidamise seaduse nõuetele.

Töövahendi maksumus ilma käibemaksuta moodustab 100 eurot. Tööandja saab sisendkäibemaksu maha arvata vaid ettevõtlusega seonduvalt osalt ehk summas 10 eurot. Erisoodustus deklareeritakse summas 60 eurot, sellelt arvestatud tulumaksukohustus moodustab 15 eurot ning sotsiaalmaksukohustus 24,75 eurot.

Hea ettevõtja! 2020 aasta on toonud töötamise võimalustes muutusi kiiremini kui oskasime arvata ning tundub, et töötamisega seotud muutused on tulnud, et jääda. Muutused tuleb korrektselt vormistada ning raamatupidamises kajastada. Väärt nõu saamiseks pöördu julgesti CHK heade spetsialistide poole!

//proportsioon - pindala suhe

//proportsioon - ajaline määratlus

//perioodiliste kulude hüvitamise kokkulepe