Vastavalt töölepingu seadusele peab
töölepingus olema märgitud töö tegemise koht. Töötaja ja tööandja võivad
leppida kokku töötaja töökohustuste täitmises ka väljaspool kontorit, sh
töötaja elukohas. Selline kokkulepe võib sisalduda töölepingus või olla
vormistatud eraldi dokumendina. Kui töötaja täidab oma töökohustusi
kodukontoris, võib see tuua kaasa täiendavaid kulusid, näiteks töövahendite
soetamisel või suurenenud kommunaalkulud. Kuna töötaja töötasu ei tohiks
väheneda kodus töötamise tulemusel tekkinud täiendavate kulutuste tõttu, võivad
tööandja ja töötaja kokku leppida lisandunud kulude hüvitamises. Oluline on
kulu seos tööandja äritegevusega ning nõuetekohane dokumenteerimine, vastasel
juhul võib rakenduda maksukohustus.
Töövahendid
nagu kuvar, töölaud, töötool, töökoha valgustus ning muud tööga otseselt seotud
kontoritarbed on vajalikud igapäevaste tööülesannete täitmiseks. Töötaja
varustamine töövahenditega on tööandja kohustus ning üldjuhul ei tekita
sellised kulutused maksukohustust. Töötaja kaugtöö
korraldamisel on tööandjal mitu võimalust:
·
transportida tööülesannete täitmise ajaks töötaja olemasolevad
töövahendid töötaja kodukontorisse;
·
soetada tööülesannete täitmise ajaks töötajale uued
töövahendid;
·
hüvitada töötajale töövahendite kulu, kui
kokkuleppel tööandjaga ostab töötaja vajalikud töövahendid ise;
·
hüvitada töötajale töövahendite kulu, kui töötaja
kasutab tööülesannete täimiseks isiklikke töövahendeid (aluseks on töövahendi
turuhind).
Uute töövahendite soetamine võib
olla asjakohane juhul kui vastavalt kokkuleppele kasutab töötaja nii ettevõtte
kontorit kui ka kodukontorit. Kuid oluline on meeles pidada,
et töövahend ei saa olla täies ulatuses ettevõtlusega seotud juhul kui seda kasutatakse ka eratarbeks. Sellisel juhul tuleb
leida ettevõtlusega seotuse/mitteseotuse proportsioon ning maksuvabalt saab
hüvitada vaid ettevõtlusega seotud osa. Proportsiooni aluseks tuleb võtta
tegelikku kasutust. Proportsiooni
leidmise metoodika tuleb vormistada kirjalikult ning koos kuludokumentidega
raamatupidamises säilitada. Kui proportsiooni leidmine on
keeruline, on aktsepteeritav kasutada proportsiooniks 50/50 (50% on
ettevõtluseks ja 50% on isiklik kasutus). Samas tuleb meeles pidada, et 50/50 proportsiooni ei saa kasutada
olukorras, kui see on ebaloogiline.
Sisustuselementide soetamisel või hüvitamisel, näiteks pehme mööbel,
kardinad, tapeedid, tekstiil jms., tuleb leida proportsioon, kui neil on
esteetiline väärtus ka ülejäänud kodu jaoks. Näiteks kui töökohana kasutatakse ühte nurka elutoast ning soovitakse
osta näiteks kardinad või vaiba, on sellised kulutused maksuvabad vaid
ettevõtlusega seotud osa piires.
Pikaajalise kaugtöö puhul on lubatud hüvitada töötajale tööga seotud kommunaalkulud
nagu elekter, vesi, küte, sideteenusted. Proportsiooni leidmiseks on sobilik kasutada pindala suhet või ajalist
määratlust (kui suures ulatuses toimub ettevõtlusega tegelemine ja kuivõrd
isiklik) juhul kui pindala suhe ei ole rakendatav. Pindala suhet võib kasutada
juhul kui töökohaks on konkreetne ruum või osa korterist või majast. Ettevõtlusega
seotud kulutuste eristamiseks töötaja isiklikest kulutustest peavad tööandja ja
töötaja sõlmima kahepoolse kirjaliku kokkuleppe. Kirjaliku kokkuleppes tuleb märkida, millised kulud ja millises
summas hüvitatakse. Kokkuleppe aluseks saavad olla vastavad arvutused, millega
määratakse kindlaks ettevõtlusega seotud kulude proportsioon kogu kulutustes.
Proportsiooni leidmist peab
ettevõte vajadusel suutma maksuhaldurile põhjendada. Kui tööandja kannab kogukulu, siis eratarbimise osa tuleb
maksustada erisoodustusena. Erisoodustus on oma olemuselt töötaja tulu ning
tööandja deklareerib ja tasub erisoodustuselt tulu- ja sotsiaalmaksu. Kui
töösuhte lõppemisel jäävad varaobjektid töötajale, deklareeritakse
erisodustusena nende varaobjektide turuhind.
Kommunaalkulude arvel toodud kulud liikide kaupa üle vaadata ja hinnata,
mis kulud ja millises ulatuses on seotud töö tegemisega. Korteriühistu remondilaenu
summat ei ole võimalik töötajale maksuvabalt hüvitada. Internetikulusid
on võimalik maksuvabalt hüvitada ainult tööks kasutamise osas. Kui aga töö spetsiifika eeldab, et tööandja vajadustest
lähtuvalt peab töötaja tegema lisakulu (näiteks enam levinud koduse interneti
paketi asemel on vajalik kasutada kiiremaid ja suuremaid andmemahte võimaldavat
kallimat paketti) ei ole paketi täismaksumuse hüvitamine töötajale käsitletav
erisoodustusena. Lisaks, kui kodukontoris
töötav isik kasutab töökohana teatud tuba korterist või majast, saab töötaja
tööandjale tuba turutingimustel välja rentida. Tööandjal tekib rendi maksmisel tulumaksu
kinnipidamise kohustus. Lisaks tuleb arvestada
sellega, et kui kokkulepitud rendihind on erinev turuhinnast, on vahe
maksustatav erisoodustusena.
Maksukohustus
ei saa tekkida ainsal põhjusel, et kulutus tundub olevat liiga kallis või
luksuslik. Oluline on, et kulu seos
ettevõtlusega on põhjendatud. Iga tööandja on pädev ise
otsustama, kuidas oma tööd korraldada ja milliseid kulutusi teha. Maksustamisele kuuluvad
need kulud, mis ei ole seonduvad tööandja äritegevusega.
Näiteks tööandja
soetab töötajale keskmisest kallima ergonoomilise töötooli. Kuna töötool on
tööülesannete täitmiseks vajalik töövahend, on tegemist ettevõtlusega seotud
kuluga vaatamata keskmisest kõrgemale hinnale. Kui aga töösuhte lõppemisel
kingib tööandja töötooli töötajale, tekib tööandjal töötooli turuhinnalt tulu-
ja sotsiaalmaksu kohustus, va juhul kui töötaja hüvitab töövahendi maksumuse.
Hüvitatavad
kulud peavad olema põhjendatud ja dokumentaalselt tõendatud. Käibemaksukohustuslasest
tööandja peab lisaks arvestama, et sisendkäibemaksu saab ettevõtlusega seotud
kuludelt tagasi küsida siis, kui kuludokument on vormistatud tööandja nimele. Kui
töötaja teeb kulutused ise ning tööandja hüvitab töötajale tekkinud kulud, ei
saa kuludokumentidel olevat käibemaksu tagasi küsida. Kui tehtud kulutus on
käsitletav erisoodustusena, puudub sisendkäibemaksu mahaarvamise õigus ning tulu-
ja sotsiaalmaksu deklareerimine toimub käibemaksuga summalt.
Näiteks käibemaksukohustuslasest tööandja on soetanud töötaja
kodukontorisse töövahendi kogumaksumusega 120 eurot, mida töötaja kasutab
osaliselt eratarbeks. Ettevõtlusega seotuse/mitteseotuse proportsiooniks
määrati 50/50. Algdokument vastab käibemaksu- ja raamatupidamise seaduse
nõuetele.
Töövahendi maksumus ilma käibemaksuta moodustab 100 eurot. Tööandja saab
sisendkäibemaksu maha arvata vaid ettevõtlusega seonduvalt osalt ehk summas 10
eurot. Erisoodustus deklareeritakse summas 60 eurot, sellelt arvestatud
tulumaksukohustus moodustab 15 eurot ning sotsiaalmaksukohustus 24,75 eurot.
Hea ettevõtja! 2020 aasta on toonud
töötamise võimalustes muutusi kiiremini kui oskasime arvata ning tundub, et
töötamisega seotud muutused on tulnud, et jääda. Muutused tuleb korrektselt
vormistada ning raamatupidamises kajastada. Väärt nõu saamiseks pöördu julgesti
CHK heade spetsialistide poole!
//proportsioon - pindala suhe
//proportsioon - ajaline määratlus
//perioodiliste kulude hüvitamise kokkulepe